Regulasi privasi data kini semakin kompleks. Berbagai undang-undang baru muncul di negara-negara seperti Tiongkok dan India, terjadi pergeseran di Eropa dan Inggris Raya, serta adanya 26 undang-undang berbeda di Amerika Serikat, mengikuti regulasi yang terus berubah merupakan tantangan yang cukup berat. Namun, hal ini sangat krusial untuk melindungi pengguna dan alat yang mereka gunakan agar dapat tetap terhubung, menyelesaikan pekerjaan, dan berkembang di lingkungan hybrid saat ini.

Memperkenalkan Manajemen Privasi untuk Microsoft 365

Dengan peraturan terbaru yang akan segera berlaku di Tiongkok, data pribadi sebagian besar populasi dunia akan segera terlindungi dengan peraturan privasi modern. Namun, bagaimana organisasi mengelola tanggung jawab peraturan mereka berdasarkan semua undang-undang tersebut seringkali masih dilakukan secara manual, sehingga memakan waktu dan mahal.

Mulai 19 Oktober, Manajemen Privasi untuk Microsoft 365 telah tersedia untuk membantu pelanggan mengamankan data pribadi dan membangun tempat kerja yang memiliki ketahanan privasi. Dengan kontrol akses berbasis peran dan data yang tidak teridentifikasi secara default, Manajemen Privasi untuk Microsoft 365 membantu organisasi untuk memiliki visibilitas risiko privasi menyeluruh dalam skala besar secara otomatis.

1. Identifikasi risiko dan konflik privasi yang penting : Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola privasi adalah menemukan di mana data pribadi disimpan, terutama di lingkungan yang tidak terstruktur. Sebagian besar perusahaan masih menggunakan proses manual untuk memelihara inventaris dan pemetaan data, terutama melalui email, spreadsheet, dan komunikasi langsung, yang seringkali mahal dan tidak efektif. Manajemen Privasi secara otomatis dan terus-menerus membantu menemukan di mana dan berapa banyak data pribadi disimpan di lingkungan Microsoft 365 dengan memanfaatkan klasifikasi data dan kecerdasan pemetaan pengguna. Organisasi dapat melihat tampilan agregat dari privasi mereka, termasuk jumlah, kategori, dan lokasi data pribadi, serta risiko dan tren privasi yang relevan dari waktu ke waktu.
2. Mengotomatiskan operasi privasi dan respons terhadap permintaan hak subjek : Manajemen Privasi menghubungkan sinyal data di seluruh rangkaian solusi Microsoft 365 untuk memberikan insights yang dapat ditindaklanjuti. Hal ini memungkinkan administrator privasi untuk mengotomatiskan kebijakan privasi dengan menggunakan template bawaan—transfer data, minimalisasi data, eksposur berlebih data, dan manajemen permintaan hak subjek—atau membuat kebijakan khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik organisasi.
3. Berdayakan karyawan untuk membuat keputusan penanganan data yang cerdas : Untuk membangun budaya yang tahan terhadap privasi, perusahaan perlu mengedukasi karyawannya, sehingga mereka tahu cara menangani data dengan benar. Manajemen Privasi memberikan insights dan konteks kepada administrator, memungkinkan mereka untuk mengotomatisasi kebijakan privasi dan melindungi data sensitif. Selain itu, pemilik data diberikan pelatihan dan tips untuk membuat keputusan penanganan data yang cerdas, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk memilih antara privasi dan produktivitas.

Bermitra untuk memberikan visibilitas yang lebih besar kepada pelanggan di luar Microsoft 365

Karena data hidup di begitu banyak cloud, sistem, dan aplikasi, memecahkan tantangan privasi data membutuhkan insights dan kemitraan yang kuat. Untuk memenuhi privasi pengguna, telah dibangun API yang memungkinkan untuk berintegrasi dengan proses dan solusi yang ada, yang secara otomatis akan membuat dan mengelola permintaan hak subjek di Manajemen Privasi.

Microsoft juga bermitra dengan perusahaan perangkat lunak privasi terkemuka, OneTrust, Securiti.ai, dan WireWheel, untuk memperluas kemampuan manajemen hak subjek ke data pribadi yang disimpan di luar lingkungan Microsoft 365, sehingga memungkinkan pelanggan untuk memiliki respons terpadu dan efisien terhadap permintaan subjek.

“Misi kami di OneTrust adalah memberdayakan bisnis untuk membangun kepercayaan ke dalam struktur organisasi mereka. Kolaborasi kami dengan Microsoft mendukung ini. Dengan mengotomatiskan dan menyinkronkan pemenuhan Permintaan Akses Subjek Data (DSAR) dari Solusi Manajemen Privasi OneTrust dengan Manajemen Privasi untuk Microsoft 365 yang tersedia di pusat kepatuhan Microsoft 365, kami dapat menggabungkan admin TI dengan mulus ke dalam operasi privasi dari platform OneTrust.”

Adam Rykowski, OneTrust Vice President of Product Management.